Anforderungen an das Rechnungsformat und Übermittlung

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
  • Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
  • Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): https://www.xoev.de/xrechnung-16828

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung.bund.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
  • Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen.

Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:

  • Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 30 2598 4436
  • Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wenden

Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.

Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 30 2598 4436 zu erreichen.

Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller sowie bald auch im FAQ Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI (e-rechnung-bund.de).